Во многих странах, в зависимости от размера вашей компании, часто обязательно иметь протокол оценки рисков, касающийся безопасности вашего персонала, как физической, так и психической.
Хотя может показаться относительно простым перечислить потенциальные несчастные случаи, оценить проблемы с психическим здоровьем и их триггеры может быть довольно сложно.
Мы составили этот шаблон оценки рисков для психического здоровья на рабочем месте, определив области и вопросы, которые вы можете адаптировать к своей ситуации, чтобы помочь вам начать!
Помните, для того чтобы это работало и было актуально, необходимо быть максимально реалистичным и честным при перечислении потенциальных рисков и текущих ситуаций. Истинное понимание ситуации — первый шаг к изменениям!
I – Определите риски и потенциальные стрессоры
Они могут различаться в зависимости от типа компании, отрасли, размера и того, полностью ли она удалённая или нет, но в целом мы можем выделить 7 областей стрессоров, которые мы обсуждаем ниже. В каждом разделе мы изложили несколько вопросов, на которые вы можете захотеть записать ответ, будь то “Да”, “Нет” или “Не уверен”.
1. Окружение
Это может означать:
Эргономичная установка
Качество света и воздуха
Просторность пространства
Шумовое загрязнение
Комфортная температура (слишком холодно или слишком жарко)
Инклюзивный дизайн (трудный доступ для людей с ограниченной подвижностью…)
Это лишь некоторые из экологических стрессоров, которые вы могли бы идентифицировать в своём рабочем пространстве.
При выявлении рисков в разделе окружения ответьте на следующие вопросы максимально честно:
Существуют ли физические опасности (шум, температура, химические вещества и т. д.)?
Верно ли утверждение, что физические и психические требования работы не были учтены при проектировании рабочего места в отношении способностей сотрудников?
Если ваша команда гибридная или полностью удалённая, спросите себя, какую поддержку компания в настоящее время предлагает, чтобы убедиться, что каждый сотрудник имеет безопасную рабочую среду на своём домашнем офисе.
Трудно думать вне рамок, когда ты в них
2. Требования к роли
Это включает:
Высокая нагрузка
Частая переработка
Требования не соответствуют должностной инструкции
Высокий темп
Вот некоторые из предложенных нами вопросов, на которые нужно честно ответить:
Работают ли сотрудники регулярно или временно под высоким давлением (срочная работа, жёсткие сроки)?
Рабочие дни сотрудников регулярно или временно длительные?
Нагрузка регулярно или временно очень высокая?
Работа монотонная?
Верно ли утверждение, что сотрудники не знают, каковы их обязанности?
Ставятся ли противоречивые требования к сотрудникам?
Неисполненные ожидания — это большие стрессоры
3. Контроль/управление
Такие вещи, как:
микроменеджмент,
степень свободы сотрудников в выполнении своей работы
узкие места
Предлагаемые вопросы:
Начинают ли новые сотрудники работать без надлежащего вводного обучения и наставничества?
Отсутствует ли у сотрудников возможность влиять на то, как они работают?
Отсутствует ли у сотрудников возможность влиять на содержание своей работы?
Отсутствует ли у сотрудников возможность планировать свою работу, принимать собственные решения и брать на себя ответственность?
Раздроблены ли задачи настолько, что сотрудники не понимают своего вклада в конечный продукт?
Рабочее время фиксировано?
На каком этапе руководство превращается в микроменеджмент?
Остаются ли нерешёнными рабочие проблемы и проблемы между сотрудниками и руководством?
Сильна ли конкуренция среди сотрудников?
Происходят ли издевательства или домогательства?
Открытое пространство или пространство для слухов?
6. Изменения
Знаете ли вы и ваши коллеги:
Как справляются с изменениями?
Как это сообщается?
Предлагаемые вопросы для изучения:
Верно ли, что сотрудники остаются без поддержки в периоды изменений или когда будущее компании неопределённо, чтобы избежать недовольства?
7. Другое / личное
Всё, что связано с особыми случаями, ситуациями один на один. Если у кого-то есть особые потребности, которые могут вызвать проблемы с психическим здоровьем…
Что теперь?
Чтобы оценить уровень риска вашей компании, проверьте, сколько из этих вопросов были отвечены положительно.
Мы предлагаем быть строгими, а не снисходительными при ответе на эти вопросы. Это поможет быстрее улучшить ситуацию.
Один из способов оценки риска может быть следующим:
Уровень риска 0: ни один из вопросов не был отвечен положительно.
Уровень риска 1: до двух ответов “ДА” в общей сложности по всем вопросам.
Уровень риска 2: хотя бы один ответ “ДА” в каждой подкатегории.
Уровень риска 3: пять или более ответов “ДА”.
Если вы обнаружите, что ваша компания или команда находится на уровне риска 2 или 3, вот некоторые меры, на которые стоит обратить внимание, чтобы начать улучшать свой рейтинг и общее благополучие вашей компании:
В плане Роли
Чётко определите задачи, функции и обязанности сотрудников.
Обеспечьте наличие достаточных ресурсов в целом, особенно в периоды высокого спроса.
Реструктурируйте деятельность и рабочий процесс, чтобы избежать узких мест и повторяющихся периодов высокой нагрузки.
Предупреждайте сотрудников заранее о производственных планах и периодах потенциального стресса.
Контролируйте рабочую нагрузку и систематически проверяйте, как сотрудники справляются с очень высокой физической и психической нагрузкой.
Сведите к минимуму переработку и согласуйте способы компенсации периодов очень высокой нагрузки.
Убедитесь, что у сотрудников есть достаточное обучение и навыки для выполнения своих задач.
Поощряйте сотрудников к постоянному развитию своих навыков.
Расширяйте объём служебных обязанностей для разнообразия работы.
В плане Управления задачами
Консультируйтесь с сотрудниками и их представителями по вопросам организации работы, её содержания и объёма.
Показывайте доверие своим сотрудникам, делегируя ответственность и решение проблем.
Постоянно контролируйте удовлетворённость сотрудников своей работой.
Укрепляйте чувство вовлечённости сотрудников в свою работу, например, подчёркивая более широкий эффект их работы и выделяя их роль и вклад в конечный продукт или услугу.
Вводите гибкий график работы и решения, дружественные к семье.
Проведите собрание для обсуждения существующих проблем среди сотрудников. Поощряйте сотрудников находить причины и решения проблем.
Обеспечьте обучение разрешению межличностных конфликтов. Особое внимание уделите тому, чтобы менеджеры прошли необходимое обучение и могли руководить людьми.
Разработайте и реализуйте политику противодействия издевательствам.
В плане Поддержки
Обучайте менеджеров, как давать конструктивную обратную связь и как хвалить и поддерживать подчинённых.
Проводите надлежащее вводное обучение для новых сотрудников; привлекайте опытных сотрудников в качестве наставников и учителей для новых сотрудников.
Общайтесь с сотрудниками и их представителями ясно и публично обо всех планируемых изменениях (включая увольнения) до, во время и после изменений.
Позвольте сотрудникам обсуждать и влиять на изменения.
Предоставьте специализированное обучение и профессиональное консультирование сотрудникам, которые увольняются, относительно их будущей карьеры.
Даже если вы обнаружите, что находитесь на низком уровне риска, это не должно помешать вам заняться этими вопросами. Оставленные “нелеченными” проблемы имеют тенденцию расти, а не исчезать сами по себе.
II – Оцените, что уже существует (третьи стороны, обучение..)
Это ваш шанс тщательно пересмотреть, что уже внедрено компанией и предоставляется сотрудникам для контроля и снижения этих рисков.
Перечислите усилия, которые компания предприняла для улучшения рабочего пространства или организации работы из дома
Объясните, что сделано, чтобы ожидания соответствовали реальности в плане нагрузки и управления
Расскажите, какая гибкость у сотрудников в выполнении своих задач
Перечислите, какую поддержку в плане психического здоровья и благополучия в настоящее время получают сотрудники
Расскажите о культуре компании, руководящих принципах, ценностях и правилах.
Объясните, как осуществляется управление изменениями и как они сообщаются всей компании
Теперь вы готовы составить план прогресса!
III – План действий по улучшению психического здоровья и благополучия
Имейте план!
Теперь, когда вы идентифицировали риски и определили, что уже внедрено, осталось сделать несколько важных вещей:
Будьте в курсе инноваций и изучите, что можно улучшить в каждой области и что делать в случае кризиса/чрезвычайной ситуации
При необходимости улучшите процессы (как сотрудники информируются о том, что внедрено)
Назначьте чёткую ответственность. Без официального ответственного лица ответственность может быстро попасть в лимб общего
Установите сроки для новых внедрений
Мониторьте, пересматривайте и обновляйте регулярно
Никогда не поздно начать оценивать риски для психического здоровья и благополучия в вашей компании.
Это может показаться пугающим с самого начала, но это не обязательно.
Начните с того, что вы знаете, и привлекайте помощь профессионалов и третьих сторон, когда это необходимо. Не предполагайте ответы, будьте честны и наблюдайте за улучшением психического здоровья вашей команды!
Знайте риски. Сообщайте о них. Будьте готовы помочь, когда они возникают.
Морган создает содержательные и увлекательные материалы, которые делают разговоры о психическом здоровье более человечными и доступными. В Siffi она объединяет повествование с стратегией для развития культуры заботы и связи на рабочем месте.
Подпишитесь на нашу рассылку и получайте ежемесячные советы и рекомендации для улучшения психического благополучия от наших сертифицированных терапевтов и коучей.
