Шаблон для оценки рисков психического здоровья на рабочем месте

Construction worker

Во многих странах, в зависимости от размера вашей компании, часто обязательно иметь протокол оценки рисков, который касается безопасности вашего персонала, как физической, так и психической.
Хотя может показаться относительно простым перечислить потенциальные несчастные случаи, оценка психических проблем и их триггеров может быть довольно сложной.
Мы составили этот шаблон оценки рисков психического здоровья на рабочем месте, определив области и вопросы, которые вы можете настроить и адаптировать к вашей ситуации, чтобы помочь вам начать! 
Помните, чтобы это работало и было актуально, вам нужно быть максимально реалистичными и честными при перечислении потенциальных рисков и текущих ситуаций. Истинное понимание ситуации — это первый шаг к изменениям!

I – Определите риски и потенциальные стрессоры

Они могут различаться в зависимости от типа компании, отрасли, размера и того, является ли она полностью удаленной или нет, но в общем мы можем выделить 7 областей стрессоров, которые мы обсуждаем ниже. В каждом разделе мы изложили некоторые вопросы, на которые вы могли бы захотеть записать ответ, будь то “Да”, “Нет” или “Не уверен”.

Идентификация рисков — это только половина дела.

Не тратьте часы на ручное отслеживание таблиц. Платформа Siffi автоматизирует процесс оценки, предоставляя вам актуальные данные об уровнях стресса и психологической безопасности по всей вашей организации.

1. Среда

Это может означать:
  • Эргономичная установка
  • Качество света и воздуха
  • Просторное пространство
  • Шумовое загрязнение
  • Комфортная температура (слишком холодно или слишком тепло)
  • Инклюзивный дизайн (труднодоступный для людей с ограниченной подвижностью…)
Это лишь некоторые из экологических стрессоров, которые вы можете определить на своем рабочем месте.
При выявлении рисков в разделе о среде, ответьте на следующие вопросы максимально честно:
  • Существуют ли физические опасности (шум, температура, химикаты и т.д.)?
  • Верно ли, что физические и психологические требования работы не были учтены при проектировании рабочего места в отношении способностей сотрудников?
Если ваша команда гибридная или полностью удаленная, задайте себе вопрос, какую поддержку компания в настоящее время предлагает, чтобы убедиться, что у каждого сотрудника безопасная рабочая среда в их домашнем офисе.
Трудно думать нестандартно, когда находишься внутри коробки

2. Требования к роли

Это включает в себя:
  • Высокая рабочая нагрузка
  • Частые переработки
  • Требования не соответствуют должностной инструкции
  • Высокий темп
Вот некоторые из наших предложенных вопросов, на которые следует честно ответить:
  • Работают ли сотрудники регулярно или временно под высоким давлением (спешная работа, жесткие сроки)?
  • Регулярно или временно ли рабочие дни сотрудников длинные?
  • Регулярно или временно ли рабочая нагрузка очень высокая?
  • Монотонна ли работа?
  • Верно ли, что сотрудники не знают своих обязанностей?
  • Существуют ли противоречивые требования к сотрудникам?
Неоправданные ожидания – это великие стрессоры

3. Контроль/управление

Такие вещи, как:
  • микроменеджмент,
  • сколько свободы имеют сотрудники в выполнении своей работы
  • узкие места
Предлагаемые вопросы:
  • Начинают ли новые сотрудники работу без адекватного вводного обучения и руководства?
  • Не хватает ли сотрудникам возможности влиять на то, как они работают?
  • Не хватает ли сотрудникам возможности влиять на содержание своей работы?
  • Не хватает ли сотрудникам возможности планировать свою работу, принимать собственные решения и брать на себя ответственность?
  • Настолько ли фрагментированы задачи, что сотрудники не понимают своего вклада в конечный продукт?
  • Фиксировано ли рабочее время?
На каком этапе руководство превращается в микроменеджмент?

4. Поддержка

Это может означать:
  • онлайн и офлайн ресурсы, такие как приложения, первая помощь и третьи стороны
  • Празднование/поощрение
  • программы и обучение внутри компании или через сторонних специалистов
Предлагаемые вопросы:
  • Чувствуют ли сотрудники недостаток как положительной, так и отрицательной обратной связи?
  • Не получают ли сотрудники признания и награждения за превышение ожиданий?
  • Испытывают ли сотрудники недостаток поддержки от руководителей и коллег?
Никогда не недооценивайте силу положительной обратной связи

5. Отношения

Это включает:
  • Как люди обращаются друг с другом,
  • существующая культура: обычаи и традиции
  • как решаются хорошие и плохие поступки
  • управление конфликтами
Предлагаемые вопросы:
  • Плохой ли социальный климат на рабочем месте?
  • Плохое ли сотрудничество между группами сотрудников (например, отделами)?
  • Есть ли межличностные или внутригрупповые конфликты среди сотрудников?
  • Остаются ли нерешенными рабочие проблемы и проблемы между сотрудниками и руководством?
  • Сильна ли конкуренция среди сотрудников?
  • Происходят ли буллинг или домогательства?
Открытое пространство или место для сплетен?

6. Изменения

Знаете ли вы и ваши коллеги:
  • Как справляются с изменениями?
  • Как это сообщается?
Предлагаемые вопросы для изучения:
  • Верно ли, что сотрудники остаются без поддержки в периоды изменений или когда будущее компании неопределенно, чтобы избежать недовольства?

7. Прочие / личное

Все, что связано с особыми случаями, индивидуальными ситуациями. Если у кого-то есть особые потребности, которые могут вызвать проблемы с психическим здоровьем…

Что теперь?

Чтобы оценить уровни риска вашей компании, проверьте, на сколько из этих вопросов были даны положительные ответы.
Мы предлагаем быть строгими, а не снисходительными при ответах на эти вопросы. Это поможет быстрее улучшить ситуацию.
Один из способов оценки риска может быть следующим: 
  • Уровень риска 0: не было положительных ответов.
  • Уровень риска 1: было до двух ответов “ДА” в общей сложности по всем вопросам
  • Уровень риска 2: был как минимум один ответ “ДА” в каждой подкатегории
  • Уровень риска 3: пять или более ответов “ДА”.

Хотите построить культуру благополучия золотого стандарта?

Будьте в курсе последних лучших практик в управлении рисками для психического здоровья, от выявления выгорания до освоения прогрессивного лидерства.
Если вы обнаружите, что ваша компания или команда находится на уровне риска 2 или 3, вот некоторые меры, на которые следует обратить внимание, чтобы начать улучшать свои показатели и общее благополучие вашей компании:
В отношении роли
  • Четко определите задачи, функции и обязанности сотрудников.
  • Убедитесь, что адекватные ресурсы обычно доступны, особенно в периоды высокого спроса.
  • Реструктурируйте деятельность и рабочий процесс, чтобы избежать узких мест и повторяющихся периодов высокой нагрузки.
  • Предупреждайте сотрудников заранее о производственных планах и периодах потенциального стресса.
  • Контролируйте рабочую нагрузку и систематически проверяйте, как сотрудники справляются с очень высокой физической и умственной нагрузкой.
  • Сведите переработки к минимуму и договоритесь о способах компенсации периодов очень высокой нагрузки.
  • Убедитесь, что сотрудники имеют достаточную подготовку и навыки для выполнения своих задач.
  • Поощряйте сотрудников к постоянному развитию их навыков.
  • Расширьте круг обязанностей, чтобы разнообразить работу.
В отношении управления задачами
  • Консультируйтесь с сотрудниками и их представителями по вопросам организации работы, содержания и объема.
  • Проявляйте доверие к сотрудникам, делегируя ответственность и решение проблем.
  • Постоянно контролируйте удовлетворенность сотрудников своей работой.
  • Укрепляйте чувство вовлеченности сотрудников в работу, например, акцентируя внимание на более широком влиянии их работы и подчеркивая их роль и вклад в конечный продукт или услугу.
  • Вводите гибкий график работы и решения, ориентированные на семью.
В отношении социального климата
  • Разработайте и внедрите меры по разрешению конфликтов на рабочем месте.
  • Проведите собрание для обсуждения существующих проблем среди сотрудников. Поощряйте сотрудников искать причины и решения проблем.
  • Предоставьте обучение разрешению межличностных конфликтов. Убедитесь, что особенно руководители прошли необходимую подготовку и могут вести людей.
  • Разработайте и внедрите политику противодействия травле.
В отношении поддержки
  • Научите руководителей, как давать конструктивную обратную связь и как хвалить и поддерживать подчиненных.
  • Проведите правильное обучение при приеме на работу для новых сотрудников; привлекайте опытных сотрудников в качестве наставников, учителей и руководителей для новых сотрудников.
  • Общайтесь с сотрудниками и их представителями ясно и публично обо всех планируемых изменениях (включая увольнения) до, во время и после изменений.
  • Позвольте сотрудникам обсуждать и влиять на изменения.
  • Предоставьте специализированное обучение и профессиональное консультирование увольняемым сотрудникам по поводу их будущей карьеры.
Даже если вы находитесь на низком уровне риска, это не должно мешать вам заниматься этими вопросами. Оставленные “нелеченными” проблемы, как правило, растут, а не исчезают сами по себе.

II – Оцените, что уже внедрено (третья сторона, обучение..)

Это ваша возможность тщательно проанализировать, что уже внедрила компания и предлагает сотрудникам для мониторинга и снижения этих рисков.
  1. Перечислите усилия, предпринятые компанией для улучшения рабочего пространства или организации работы из дома
  2. Объясните, что сделано для того, чтобы ожидания соответствовали реальности с точки зрения рабочей нагрузки и управления
  3. Расскажите, какую гибкость имеют сотрудники в выполнении своих задач
  4. Перечислите, какую поддержку в настоящее время предлагают сотрудникам в отношении психического здоровья и благополучия
  5. Расскажите о культуре компании, руководствах, ценностях и правилах.
  6. Объясните, как изменения обрабатываются и доводятся до сведения всей компании
Теперь вы готовы составить план по достижению прогресса!

III – План действий по улучшению психического здоровья и благополучия

Планируйте!
Теперь, когда вы выявили риски и определили, что уже внедрено, осталось сделать несколько важных вещей:
  • Следите за инновациями и исследуйте, что можно улучшить в каждой области и что делать в случае кризиса/чрезвычайной ситуации
  • При необходимости улучшите процессы (как персонал информируется о внедренных мерах)
  • Назначьте четкую ответственность. Без официального ответственного лица ответственность может быстро перейти в неопределенность
  • Установите крайний срок для новых внедрений
  • Регулярно отслеживайте, пересматривайте и обновляйте
Никогда не поздно начать оценивать риски психического здоровья и благополучия в вашей компании.
Это может показаться сложным на первый взгляд, но это не обязательно так.
Начните с того, что вы знаете, и привлекайте профессионалов и сторонние организации, когда это необходимо. Не предполагайте ответы, будьте честны и наблюдайте, как улучшается психическое здоровье вашей команды!
Знайте риски. Информируйте о них. Будьте готовы помочь, когда они возникнут.
Связанные материалы:

Преобразуйте свою оценку рисков в культуру заботы.

Идентификация риска — это первый шаг. Знание того, как его устранить, — следующий. Наши семинары под руководством экспертов для HR и менеджеров предоставляют практические навыки, необходимые для устранения пробелов, выявленных в вашей оценке.

Часто задаваемые вопросы

Во многих юрисдикциях работодатели имеют юридическую “обязанность заботы” о защите сотрудников от физического и психологического вреда. Хотя конкретные законы различаются в зависимости от страны, документированные оценки рисков часто обязательны для компаний определенного размера, чтобы продемонстрировать, что они активно выявляют и смягчают психосоциальные угрозы, такие как выгорание, травля и чрезмерная нагрузка.

Оценка рисков — это не одноразовая задача; это должен быть “живой документ.” По крайней мере, его следует пересматривать ежегодно. Однако, вы также должны инициировать новую оценку во время значительных изменений в организации, таких как слияние, переход на удаленную работу или после значительного увеличения текучести кадров или числа больничных.

Внутренние опросы отлично подходят для “быстрых проверок,” но они часто страдают от низкой честности, если сотрудники боятся, что их ответы не действительно анонимны. Профессиональная оценка, как те, что проводятся через платформу Siffi, использует проверенные психологические структуры и анонимность третьей стороны, чтобы получить гораздо более точное представление об уровнях риска без предвзятости внутренней политики компании.

Хотя физические угрозы дома ниже, психологические риски часто возрастают. Наиболее распространенные скрытые стрессоры в удаленных командах — это “размытые границы” (сложности с отключением), социальная изоляция и “цифровое трение” (раздражение от инструментов или недостаток четкой асинхронной коммуникации).

Об авторе

Morgane Oleron

Morgane Oléron

Автор контента по психологии в Siffi

Морган создает содержательные и увлекательные материалы, которые делают разговоры о психическом здоровье более человечными и доступными. В Siffi она объединяет повествование с стратегией для развития культуры заботы и связи на рабочем месте.